Jak korzystać z abonamentu w serwisie Fyzion: bony upominkowe, benefity i faktury firmowe

Abonament w Fyzionie to proste i elastyczne narzędzie do zarządzania kredytem: działa jak „portfel”, z którego pobierane są opłaty za wizyty lub usługi. Sprawdza się przy bonach podarunkowych, ewidencji benefitów oraz w rozwiązaniach firmowych.

Bon podarunkowy

Najpierw omówimy bon podarunkowy: jak go utworzyć, doładować i wykorzystać podczas płatności, aby cały proces przebiegł sprawnie zarówno dla Ciebie, jak i dla obdarowanej osoby.

Kiedy używać: gdy klient (darczyńca) kupuje kredyt dla innej osoby (obdarowanego), która będzie następnie korzystać z tego kredytu podczas wizyt.

Tworzenie i wykorzystanie

1. Otwórz Płatności → Abonamenty i kliknij + Dodaj abonament.
2. W nazwie wpisz jednoznaczną identyfikację, np. „Nazwisko Imię – Bon podarunkowy”. Zalecamy również dodanie kwoty — ułatwi to orientację na liście.
3. (Opcjonalnie) Uzupełnij dane do faktury darczyńcy, jeśli potrzebuje faktury (NIP lub imię i nazwisko oraz adres). Dane firmy można pobrać automatycznie na podstawie numeru identyfikacyjnego.
4. Za pomocą pola Przypisz klientowi wybierz obdarowanego klienta. Do jednego abonamentu można przypisać również wielu klientów.
5. W szczegółach abonamentu kliknij Dodaj środki, wpisz kwotę i wybierz metodę płatności (gotówka / przelew / karta). Potwierdź. Kredyt pojawi się w podsumowaniu abonamentu.
6. Gdy obdarowany przyjdzie na wizytę, wybierz podczas płatności opcję Płatność abonamentem, wskaż odpowiedni abonament i potwierdź kwotę. Jeśli kredyt nie pokrywa całej kwoty, pozostałą część opłać standardowo (gotówką / kartą / przelewem).

Dodatkowe informacje

• W szczegółach abonamentu widoczna jest historia transakcji (doładowania, wykorzystanie środków, anulacje).
• Po dokonaniu płatności możesz wysłać klientowi potwierdzenie.
• Listę abonamentów można wyeksportować do formatu CSV lub Excel. Eksport zawiera informacje o całkowitym, wykorzystanym i pozostałym kredycie dla poszczególnych abonamentów i jest przydatny np. do kontroli księgowej lub monitorowania zobowiązań wobec klientów.
• Przypisany klient widzi abonament i aktualne saldo kredytu również na swojej karcie klienta oraz w portalu klienta.

Wskazówka: stosuj spójne nazwy (imię i nazwisko obdarowanego + kwota), aby szybko odnaleźć bon podarunkowy i poprawnie go przypisać.

Abonament firmowy

Abonament można również wykorzystać w modelu firmowym, gdy firma pokrywa (w całości lub częściowo) usługi swoich pracowników, a rozliczenie odbywa się cyklicznie — najczęściej raz w miesiącu. Poniżej opisano sposób konfiguracji i proces rozliczania zgodny z rzeczywistym funkcjonowaniem placówki.

Kiedy używać: gdy firma chce scentralizować płatności lub benefity dla grupy pracowników i rozliczać je zbiorczo za dany okres.

Tworzenie abonamentu firmowego

1. Otwórz Płatności → Abonamenty i kliknij + Dodaj abonament.
2. Nazwa: wpisz czytelną nazwę (np. Firma ABC).
3. Wpłata początkowa: nie jest wymagana (często pozostaje pusta).
4. Limit zadłużenia: ustaw, jeśli chcesz umożliwić korzystanie z abonamentu na minus (limit nie może zostać przekroczony podczas korzystania z kredytu i zależy od ustaleń z daną firmą).
5. Uzupełnij dane do faktury: najlepiej numer identyfikacyjny firmy, adres e-mail i telefon.
6. Za pomocą pola Przypisz klientowi przypisz pracowników, którzy będą korzystać z abonamentu firmowego. Kolejnych klientów można w dowolnym momencie dodać lub usunąć w sekcji Korzystają w szczegółach abonamentu.

Bieżące korzystanie przez pracowników

• Podczas wizyty usługi są opłacane za pomocą opcji Płatność abonamentem — system pobiera środki z salda firmowego lub zwiększa saldo ujemne do ustalonego limitu.
• Jeśli firma pokrywa tylko część ceny, użyj płatności mieszanej: Płatność abonamentem + dopłata (gotówka / karta / przelew).
• W szczegółach abonamentu znajdziesz sekcję Korzystają, gdzie widoczni są wszyscy przypisani klienci i gdzie możesz zarządzać ich listą.
• Przypisani klienci widzą abonament oraz aktualne saldo kredytu również na swojej karcie klienta i w portalu klienta.

Rozliczenie końcowe — procedura operacyjna

1. Na koniec okresu sprawdź saldo w Płatności → Abonamenty (zweryfikuj, czy abonament ma saldo ujemne i w jakiej wysokości).
2. Terapeuta lub administrator rejestruje dopłatę / otrzymaną płatność w wysokości salda ujemnego:

• W szczegółach abonamentu kliknij Dodaj środki i wpisz kwotę odpowiadającą saldu ujemnemu.
• Po zaksięgowaniu płatności saldo zostanie wyrównane.

3. W sekcji Płatności znajdź właśnie zarejestrowaną płatność. Następnie wybierz ... → Wygeneruj fakturę.

• System utworzy fakturę. Faktura będzie zawierać informację o opłaconej kwocie, a pozostała kwota do zapłaty wyniesie 0 PLN. Jest to poprawne z punktu widzenia księgowości i stanowi rozszerzenie paragonu.
• Generowanie faktury może chwilę potrwać. Po zakończeniu przy danej pozycji pojawi się ikona faktury.

4. Wyślij fakturę przez ... → Wyślij fakturę e-mailem.
5. Zachowaj paragon w dokumentacji księgowej — stanowi on potwierdzenie otrzymanej płatności.

Dodatkowe informacje

• W szczegółach abonamentu zawsze dostępna jest historia transakcji (doładowania, wykorzystanie środków, anulacje).
• Stosuj spójne nazwy abonamentów (np. Firma ABC, Miroslav Němec – bon podarunkowy 5000 CZK), co ułatwi wyszukiwanie i audyt.
• W przypadku abonamentów firmowych zawsze uzupełniaj przynajmniej numer identyfikacyjny firmy i adres e-mail kontaktowy (ułatwia to generowanie i wysyłanie faktur).

Benefity (Multisport) — dodatkowe zastosowanie

Abonament może być również wykorzystywany do ewidencji benefitów, np. Multisport. Nie zastępuje on zewnętrznego systemu benefitowego, ale stanowi proste i przejrzyste rozwiązanie dla placówki — ułatwia pracę terapeutom i zapobiega pojawianiu się „nieopłaconych” lub „fikcyjnych” wizyt w księgowości.

Zasada działania

Utwórz osobny abonament (np. MULTISPORT) zgodnie z warunkami umowy z dostawcą benefitu. Wszystkie wizyty opłacane przez Multisport rejestruj przy użyciu opcji Płatność abonamentem → MULTISPORT. Na koniec miesiąca lub w innym ustalonym okresie wykonaj rozliczenie z dostawcą benefitu.

Dlaczego warto

• Księgowość w Fyzionie pozostaje uporządkowana — nie ma nieopłaconych wizyt pozostających w systemie.
• Unikasz „fikcyjnych” płatności (sytuacji, w której nie widać rzeczywistych płatności ani potwierdzenia rozliczenia).
• Terapeuci nie muszą tworzyć dodatkowych usług o wartości 0 PLN ani modyfikować cen dla Multisport — wystarczy standardowa usługa i wybór płatności abonamentem.
• Łatwe rozliczanie: wszystkie pozycje związane z Multisport znajdują się w historii abonamentu.
• Nadal możliwe jest pobranie dopłaty od klienta, jeśli benefit nie pokrywa pełnej ceny usługi.

Jak to zrobić (w skrócie)

1. W Płatności → Abonamenty utwórz nowy abonament, np. MULTISPORT (zalecamy umieszczenie rodzaju benefitu w nazwie).
2. Jeśli umowa wymaga wcześniejszego doładowania środków, doładuj odpowiednią kwotę lub pozostaw saldo i ewidencjonuj obciążenia (zależnie od ustaleń z dostawcą benefitu).
3. Podczas płatności za wizytę wybierz Płatność abonamentem i wskaż abonament MULTISPORT. System pobierze uzgodnioną kwotę (pełną cenę lub część pokrywaną przez benefit).
4. Na koniec okresu sprawdź historię transakcji w szczegółach abonamentu i wykonaj rozliczenie z dostawcą benefitu.

Dzięki temu rozwiązaniu zyskujesz przejrzysty, prosty operacyjnie i poprawny księgowo sposób ewidencji Multisport oraz innych benefitów — bez konieczności tworzenia specjalnych usług o zerowej wartości ani prowadzenia dodatkowej dokumentacji papierowej.

Aktualizowane na: 09/06/2026