Karty klientów: dlaczego powstają duplikaty i jak to rozwiązywać

W kartotece klientów może powstać więcej kart tej samej osoby (duplikaty) — na przykład gdy kartę klienta utworzy terapeuta ręcznie lub gdy klient zarejestruje się przez system rezerwacyjny. Poniżej znajdziesz przegląd zasad, dlaczego karty są łączone lub nie, jak sprawdzić dane i jak ręcznie połączyć karty.

Kiedy karty są łączone automatycznie

• A) System rezerwacyjny bez logowania

Klient jest uznawany za tę samą osobę, jeśli zgadzają się wszystkie cztery pola: Imię, Nazwisko, E-mail, Telefon.

• B) System rezerwacyjny z logowaniem

Jeśli klient dokonuje rezerwacji jako zalogowany, wystarczy zgodność Imienia i Nazwiska.

Zasady te są celowo konserwatywne: rodzice i ich dzieci często używają tego samego e-maila i telefonu, ale dziecko może mieć osobną kartę — dlatego ważne jest, aby unikać niezamierzonych połączeń.

Dlaczego pojawiają się duplikaty (i dlaczego to nie jest błąd)

• Rodzic może dokonać rezerwacji dla dziecka i wpisać swoje dane — lub odwrotnie, zmienić imię dziecka.
• Terapeuta może ręcznie utworzyć kartę i popełnić błąd w e-mailu, numerze telefonu lub imieniu.
• System rezerwacyjny opiera się na danych kontaktowych, które mogą być współdzielone (rodzina) lub klient używa kilku adresów e-mail.

To zachowanie jest logiczne: system stara się być ostrożny przy łączeniu rekordów, aby nie zatracić rzeczywistych różnic między osobami.

Co sprawdzić przed połączeniem kart

1. Upewnij się, że klient wpisał swoje dane poprawnie (bez literówek w imieniu, e-mailu, telefonie).
2. Upewnij się, że terapeuta nie wprowadził błędnych danych przy ręcznym tworzeniu lub edycji karty.
3. Jeśli okaże się, że użyto innego e-maila, ustal z klientem, który adres jest właściwy — tę kartę połączysz.

W zdecydowanej większości przypadków przyczyną jest błędnie wpisana informacja przez klienta lub pomyłka przy ręcznym wprowadzaniu danych przez terapeutę.

Jak połączyć karty (ręcznie)

1. W kartotece znajdź „błędną” (duplikat) kartę.
2. Otwórz szczegóły tej karty i przewiń stronę na sam dół.
3. Kliknij przycisk Połącz karty.
4. W oknie dialogowym wybierz właściwą (docelową) kartę, z którą chcesz połączyć dane.
5. Potwierdź połączenie. Dane z duplikatu zostaną przeniesione do karty docelowej, a duplikat zostanie usunięty.

Wskazówki i zalecenia dotyczące pracy

• Używaj spójnego formatu imion (znaki diakrytyczne, wielkie litery) — ułatwi to wyszukiwanie i automatyczne przypisywanie kart.
• Informuj klientów o konieczności poprawnego wypełnienia formularza rezerwacyjnego i używania tych samych danych kontaktowych.
• Przed połączeniem sprawdź historię karty (wizyty, płatności), aby uniknąć przypadkowego przeniesienia cudzych danych.

Zobacz krótkie wideo, w którym pokazujemy cały proces łączenia kart krok po kroku.

Aktualizowane na: 27/10/2025