Karty klientů: proč vznikají duplicity a jak je řešit

V kartotéce klientů může vzniknout více karet téhož člověka (duplicity) — například když klienta založí terapeut ručně nebo se zaregistruje přes rezervační systém. Níže najdete přehled pravidel, proč se karty slučují nebo neslučují, jak zkontrolovat údaje a jak karty ručně sloučit.

Kdy se karty slučují automaticky

• A) Rezervační systém bez přihlášení

Klient se považuje za shodného, pokud se shodují všechny čtyři položky: Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon.

• B) Rezervační systém s přihlášením

Pokud se klient rezervuje přihlášený, stačí shoda Jméno a Příjmení.

Tato pravidla jsou zvolena záměrně: u rodičů a jejich dětí často používáme stejný e-mail a telefon, dítě však může mít samostatnou kartu — proto musí být pravidla konzervativní, aby nedocházelo k nechtěným sloučením.

Proč se duplicity objevují (a proč to není chyba)

• Rodič může provést rezervaci za dítě a při registraci zadat vlastní údaje — nebo naopak přepsat jméno dítěte.
• Terapeut může ručně založit kartu a udělat překlep v e-mailu, telefonním čísle nebo jméně.
• Rezervační systém spoléhá na kontaktní údaje, které sdílí více lidí (rodina) nebo klient používá více emailů.

Toto chování je logické: systém se snaží být konzervativní při párování záznamů, aby se neztratily skutečné rozdíly mezi osobami.

Co zkontrolovat před sloučením karet

1. Ověřte, že klient zadal své údaje správně (žádné překlepy ve jméně, e-mailu, telefonu).
2. Ověřte, že terapeut nezadal chybná data při ručním zakládání nebo editaci karty.
3. Pokud se ukáže, že byl použit jiný e-mail, dohodněte se s klientem, který email a tedy u karta je „správná“ — tu sloučíte.

V naprosté většině případů je příčinou buď nesprávně zadaný údaj klientem, nebo chyba při ručním zadání ze strany terapeuta.

Jak karty sloučit (ručně)

1. V kartotéce vyhledejte „špatnou“ (duplicitní) kartu.
2. Otevřete detail této karty a sjeďte úplně dolů na stránce.
3. Klikněte na tlačítko Sloučit karty.
4. V dialogu vyberte správnou (cílovou) kartu, se kterou chcete sloučit data.
5. Potvrďte sloučení. Data z duplicitní karty se přesunou do cílové karty a duplicita se odstraní.

Tipy a doporučení pro provoz

• Používejte konzistentní formát jmen (diakritika, velká písmena) — usnadní to vyhledávání i automatické přiřazování karet.
• Komunikujte svým klientům nutnost správného vyplnění rezervačního formuláře a použití stejných kontaktních údajů.
• Před sloučením zkontrolujte historii karty (návštěvy, platby), aby nedošlo k nechtěnému převedení cizích záznamů.

Podívejte se na krátké video, kde celý postup sloučení karet ukazujeme krok za krokem.

Aktualizováno dne: 23/10/2025